Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako „RODO”, informujemy, że:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Advartis Business Services Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Wroniej 10, 00-840 Warszawa, dalej jako „Administrator”.
Z Administratorem można skontaktować się:
- pisemnie na adres: Warszawa 00-840, ul. Wronia 10,
- za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected],
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
2. Na czym polega AI Automation Summer Lab 2026
„AI Automation Summer Lab 2026” jest programem obejmującym kilka następujących po sobie etapów.
W pierwszym etapie kandydaci zgłaszają się do udziału w programie i przechodzą proces kwalifikacji.
Zakwalifikowani uczestnicy biorą następnie udział w dwudniowym warsztacie, podczas którego realizują zadania przewidziane w ramach programu. Na podstawie rezultatów warsztatu, zgodnie z zasadami określonymi dla AI Automation Summer Lab 2026, dokonywana jest ocena uczestników oraz wyłaniane są osoby, którym zostaną przyznane nagrody.
Po zakończeniu dwudniowego warsztatu dokonywany jest również wybór uczestników, którym zostanie zaproponowany udział w pięciotygodniowych praktykach. Praktyki będą realizowane na podstawie umowy zlecenia zawieranej z wybranym uczestnikiem przez Administratora albo odpowiednią spółkę należącą do Grupy Przedsiębiorstw Crowe, do której należy Administrator.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
a. przyjęcia i obsługi zgłoszenia do AI Automation Summer Lab 2026 oraz kwalifikacji kandydatów do udziału w programie, w szczególności w celu weryfikacji zgłoszenia, oceny kandydatury oraz kontaktu z kandydatem, organizacji i przeprowadzenia dwudniowego warsztatu stanowiącego pierwszy etap AI Automation Summer Lab 2026, w szczególności zapewnienia uczestnictwa w warsztacie, komunikacji organizacyjnej, realizacji zadań, zapewnienia niezbędnej obsługi organizacyjnej i technicznej oraz dokumentowania przebiegu programu a także oceny uczestników oraz rezultatów ich pracy podczas dwudniowego warsztatu, rozstrzygnięcia części konkursowej AI Automation Summer Lab 2026, wyłonienia najlepszych uczestników oraz przyznania nagród – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz realizacja umowy, w związku z realizacją zasad uczestnictwa w programie i konkursie;
b. realizacji obowiązków związanych z przyznaniem i wypłatą nagród, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych i dokumentacyjnych ciążących na Administratorze - podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa podatkowego, rachunkowego oraz innymi przepisami mającymi zastosowanie do rozliczenia nagród;
c. przeprowadzenia, po zakończeniu dwudniowego warsztatu, procesu wyboruuczestników, którym zostanie zaproponowany udział w pięciotygodniowych praktykach, w szczególności poprzez ocenę wiedzy, umiejętności, kompetencji, zaangażowania oraz rezultatów pracy uczestników zaprezentowanych podczas warsztatu - podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy z wybranymi uczestnikami;
d. przedstawienia kandydatury wybranego uczestnika odpowiedniej spółce należącej do Grupy Przedsiębiorstw Crowe, do której należy Administrator, jeżeli praktyki będą organizowane przez inną spółkę z grupy, w szczególności w celu ustalenia podmiotu, w którym uczestnik będzie odbywał praktyki i który zawrze z nim umowę zlecenia, a także przygotowania i zawarcia z wybranymi uczestnikami umów zlecenia dotyczących realizacji pięciotygodniowych praktyk oraz realizacji współpracy na podstawie tych umów - podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie działań niezbędnych do przygotowania i zawarcia umowy zlecenia;
e. realizacji obowiązków prawnych związanych z zawarciem i wykonywaniem umów zlecenia, w szczególności obowiązków podatkowych, ubezpieczeniowych, rachunkowych i dokumentacyjnych - podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa;
f. przetwarzania dodatkowych danych osobowych udostępnionych Administratorowi dobrowolnie, które nie są niezbędne do udziału w AI Automation Summer Lab 2026, przeprowadzenia procesu kwalifikacji lub zawarcia umowy zlecenia – podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana zgoda, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
g. w przypadku dobrowolnego przekazania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO - podstawą prawną ich przetwarzania jest Pani/Pana wyraźna zgoda, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO;
h. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z udziałem w AI Automation Summer Lab 2026, jego organizacją, oceną uczestników, przyznaniem lub wypłatą nagród oraz wyborem uczestników do odbycia praktyk – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na ochronie praw i interesów Administratora;
i. w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – uwzględnienia Pani/Pana kandydatury w przyszłych procesach rekrutacyjnych lub innych procesach zmierzających do nawiązania współpracy prowadzonych przez Administratora - podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Zakres przetwarzanych danych
W związku z udziałem w AI Automation Summer Lab 2026 Administrator może przetwarzać w szczególności:
- dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko;
- dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail i numer telefonu;
- informacje dotyczące wykształcenia, kierunku i etapu studiów;
- informacje dotyczące kwalifikacji, doświadczenia, wiedzy, umiejętności i kompetencji;
- informacje zawarte w formularzu zgłoszeniowym, CV, portfolio oraz innych dokumentach lub materiałach przekazanych przez kandydata;
- informacje dotyczące udziału w dwudniowym warsztacie;
- informacje dotyczące wykonywanych zadań, rezultatów pracy, ocen oraz wyników uzyskanych podczas warsztatu;
- informacje dotyczące przyznania nagrody;
- dane niezbędne do wypłaty i prawidłowego rozliczenia nagrody, jeżeli uczestnik zostanie jej laureatem;
- w przypadku osób wybranych do odbycia praktyk – dane niezbędne do przygotowania, zawarcia i wykonywania umowy zlecenia oraz realizacji obowiązków prawnych związanych z taką umową.
Prosimy o nieprzekazywanie w formularzu zgłoszeniowym, CV, portfolio ani innych dokumentach szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, w szczególności informacji dotyczących stanu zdrowia, przekonań religijnych lub światopoglądowych, poglądów politycznych, przynależności do związków zawodowych, danych genetycznych lub biometrycznych, jeżeli informacje te nie są niezbędne do udziału w programie.
5. Odbiorcy danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane osobom upoważnionym przez Administratora oraz podmiotom zaangażowanym w organizację i realizację AI Automation Summer Lab 2026, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.
W szczególności Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane:
a. STX Next S.A. z siedzibą w Poznaniu, która współpracuje z Administratorem przy organizacji i przeprowadzeniu AI Automation Summer Lab 2026, w szczególności przy organizacji dwudniowego warsztatu, realizacji i ocenie zadań wykonywanych przez uczestników, ocenie ich wiedzy, umiejętności i rezultatów pracy, wyłonieniu zwycięzców oraz wyborze najlepszych kandydatów, którym może zostać zaproponowany udział w pięciotygodniowych praktykach, po zakończeniu projektu STX Next S.A. może zaproponować wybranym uczestnikom stałą współpracę;
b. innym spółkom należącym do Grupy Przedsiębiorstw Crowe, do której należy Administrator, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do organizacji i realizacji AI Automation Summer Lab 2026, oceny uczestników, wyboru kandydatów do odbycia praktyk lub organizacji praktyk, w szczególności jeżeli dana spółka będzie podmiotem, w którym wybrany uczestnik będzie odbywał praktyki lub stroną umowy zlecenia zawieranej z uczestnikiem;
c. dostawcom usług wspierających Administratora w organizacji programu, w szczególności dostawcom systemów informatycznych, narzędzi komunikacyjnych i rekrutacyjnych, usług hostingowych i serwisowych, dostawcom usług księgowych, kadrowo-płacowych i płatniczych oraz innym podmiotom świadczącym usługi niezbędne do organizacji warsztatu, obsługi uczestników, wypłaty nagród lub realizacji procesu wyboru uczestników do odbycia praktyk;
d. organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, jeżeli obowiązek ich przekazania będzie wynikał z przepisów prawa.
Jeżeli po zakończeniu dwudniowego warsztatu Pani/Pana kandydatura zostanie przekazana innej spółce z grupy w związku z możliwością odbycia w niej praktyk lub zawarcia z nią umowy zlecenia, spółka ta może przetwarzać Pani/Pana dane jako odrębny administrator danych. Informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych przez tę spółkę zostaną Pani/Panu przekazane zgodnie z wymaganiami RODO.
6. Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe kandydatów i uczestników AI Automation Summer Lab 2026 będą przetwarzane przez okres niezbędny do przyjęcia i oceny zgłoszeń, przeprowadzenia dwudniowego warsztatu, oceny uczestników, wyłonienia zwycięzców, przyznania nagród oraz wyboru uczestników, którym zostanie zaproponowany udział w pięciotygodniowych praktykach, maksymalnie przez 6 miesięcy po zakończeniu projektu.
Po zakończeniu procesu dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, nie dłużej jednak niż przez okres odpowiadający właściwemu terminowi przedawnienia takich roszczeń (3lata).
Dane dotyczące laureatów konkursu oraz wypłaconych nagród będą przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów podatkowych, rachunkowych i innych przepisów nakładających na Administratora obowiązki dokumentacyjne (do 6 lat).
W przypadku uczestników, z którymi zostanie zawarta umowa zlecenia dotycząca pięciotygodniowych praktyk, dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa (10 lat), w szczególności przepisy podatkowe, ubezpieczeniowe i rachunkowe, oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej cofnięcia lub do momentu, w którym cel, dla którego została udzielona, przestanie być aktualny – w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
W przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych lub procesach dotyczących nawiązania współpracy dane będą przetwarzane w tym celu przez okres maksymalnie 24 miesięcy od dnia udzielenia zgody, chyba że zgoda zostanie wcześniej cofnięta.
7. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
W przypadkach i na zasadach określonych w RODO, każdemu czyje dane są przetwarzane, przysługuje:
- prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo żądania sprostowania danych osobowych;
- prawo żądania usunięcia danych osobowych;
- prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
- prawo do przenoszenia danych – jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO;
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Zgodę można cofnąć poprzez przesłanie stosownego oświadczenia:
- pisemnie na adres siedziby Administratora tj. ul. Wronia 10, 00-840 Warszawa, lub
- za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: [email protected].
8. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli uzna Pani/Pan, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych wymaganych w formularzu zgłoszeniowym lub innych dokumentach wskazanych jako obowiązkowe jest dobrowolne, jednak jest niezbędne do zgłoszenia i udziału w AI Automation Summer Lab 2026. Niepodanie tych danych może skutkować brakiem możliwości udziału w programie.
Podanie dodatkowych danych osobowych, niewymaganych do udziału w programie, jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w AI Automation Summer Lab 2026 ani na ocenę uczestnika.
W przypadku osób, którym zostanie przyznana nagroda, podanie danych wymaganych do jej wypłaty oraz realizacji obowiązków podatkowych lub rachunkowych jest niezbędne do prawidłowego przekazania i rozliczenia nagrody.
W przypadku osób wybranych do udziału w pięciotygodniowych praktykach podanie danych niezbędnych do przygotowania i zawarcia umowy zlecenia jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi zawarcie i wykonywanie umowy.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Decyzje dotyczące kwalifikacji do udziału w AI Automation Summer Lab 2026, oceny uczestników, wyłonienia osób, którym zostaną przyznane nagrody, oraz wyboru uczestników, którym zostanie zaproponowany udział w pięciotygodniowych praktykach, nie będą podejmowane wobec Pani/Pana wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, w sposób wywołujący wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływający.
11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator co do zasady nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”). Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych dostawców usług, w szczególności usług informatycznych, doszłoby do przekazania danych poza EOG, Administrator zapewni zastosowanie odpowiedniej podstawy prawnej oraz wymaganych przez RODO zabezpieczeń.
Lista podmiotów należących do Grupy Przedsiębiorstw Crowe:
1. Crowe Advartis Accounting sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000067026, posiadająca NIP 5252060079 oraz REGON 012811203;
2. Crowe Advartis Tax Advisers sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000294572, posiadająca NIP 5252411538 oraz REGON 141180470;
3. CA Property Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000317781, posiadająca NIP 5252438508 oraz REGON 141558187;
4. Poland Audit Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000421671, posiadająca NIP 5272677311 oraz REGON 146091386;
5. Crowe Advartis Consulting sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000393728, posiadająca NIP 5272661244 oraz REGON 143148826;
6. TGC Rogozik Kancelaria Prawnicza sp. k. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000663695, posiadająca NIP 5272796777 oraz REGON, 366570366;
7. TGC Ordowska Kancelaria Prawnicza sp. k. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000167447, posiadająca NIP 5252271480 oraz REGON 015518202;
8. TGC Tax Advisers sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000139218, posiadająca NIP 5252259680 oraz REGON
015263386;
9. Contract Administration sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 00000028831, posiadająca NIP 5260012988 oraz REGON 012548510;
10. Crowe Advartis Assurance sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001053696, posiadająca NIP 5273071993 oraz REGON 526171384;
11. Advartis Business Services sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-840) przy ul. Wroniej 10, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000004531, posiadająca NIP 5251908277 oraz REGON 012682409.
