Informacja o ochronie prywatności pracowników i kandydatów do pracy

Universal Music Polska sp. z o.o. z siedzib w Warszawie ("Spółka", "my", "nas") posiada i przetwarza szeroki zakres informacji dotyczących bezpośrednio lub pośrednio osób fizycznych znajdujących się w Polsce, które mogą stanowić dane osobowe. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności wyjaśnia, jakiego rodzaju informacje przetwarzamy jako administrator danych, dlaczego je przetwarzamy, jak to przetwarzanie może wpłynąć na pracownika, jakie podstawy prawne pozwalają nam na przetwarzanie danych osobowych, skąd pochodzą dane, kto ma do nich wgląd i jak długo je przechowujemy, jak uzyskać dostęp do danych osobowych, jak skorzystać z innych praw oraz jak się z nami skontaktować. Możemy również udostępniać dane osobowe pracownika w ramach grupy spółek Universal Music Group.

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności dotyczy pracowników Spółki (pracujących w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy), kandydatów do pracy w Spółce (w tym kandydatów, którzy nie zostali wybrani), zleceniobiorców, współpracowników i innych osób trzecich, które świadczą usługi dla Spółki lub w jej imieniu.

W niniejszej Informacji o ochronie prywatności wyjaśniamy, jakich wyborów można dokonywać w odniesieniu do sposobu gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych oraz przekazujemy osobom, których dane dotyczą, wymagane informacje dotyczące celów i warunków przetwarzania ich danych osobowych.

Jakie dane osobowe możemy przechowywać na Twój temat?

Spółka gromadzi dane osobowe przed nawiązaniem stosunku pracy i w jego trakcie, za pomocą technologii i systemów Spółki, gdy pracownik korzysta z tych technologii i systemów, a także, gdy jest to zgodne z prawem, od stron trzecich w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności biznesowej.

Te dane osobowe mogą obejmować: materiały związane z aplikowaniem, w tym notatki z rozmowy kwalifikacyjnej, list motywacyjny, wszelkie późniejsze szczegóły dotyczące umowy, korespondencję służbową z Tobą lub dotyczącą Ciebie, płacę i inne szczegóły dotyczące wynagrodzenia, formularze świadczeń i oceny pracy. Dokumenty te mogą zawierać, między innymi, imię i nazwisko; adres zamieszkania; dane kontaktowe, w tym numer telefonu i adres e-mail; dane identyfikacyjne, takie jak numer PESEL lub, w przypadku jego braku, rodzaj oraz seria i numer dokumentu tożsamości; numer prawa jazdy; przebieg dotychczasowego zatrudnienia; kwalifikacje zawodowe; datę urodzenia; stan cywilny; status pobytowy, numer paszportu lub wizy; płeć; dane do kontaktu w nagłych wypadkach; informacje o rachunku bankowym (w tym numer rachunku, chyba że wyraźnie zażądałeś, aby Twoje wynagrodzenie było wypłacane w gotówce, numer karty kredytowej lub debetowej); Curriculum Vitae (CV); referencje, wykształcenie; informacje o urlopach; informacje dotyczące ubezpieczenia społecznego i grupowego ubezpieczenia zdrowotnego (w tym numer polisy ubezpieczenia zdrowotnego lub inny numer identyfikacyjny oraz szczegóły dotyczące wypadków przy pracy); oceny pracy, dane dyscyplinarne oraz dane dotyczące postępowań sądowych, dochodzeń i śledztw, inne dane osobowe dotyczące Ciebie i Twoich dzieci oraz innych członków rodziny, jeśli jest to konieczne do korzystania ze specjalnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Możemy wykorzystywać Twój wizerunek utrwalony na fotografiach do celów wydawania identyfikatorów lub innych celów związanych z bezpieczeństwem lub zgodnością z przepisami. Możemy również monitorować komunikację e-mailową w miejscu pracy oraz korzystanie z Internetu zgodnie z polityką firmy.

Tam, gdzie jest to dozwolone lub wymagane przez obowiązujące prawo, możemy gromadzić lub przechowywać informacje dotyczące wyroków skazujących i/lub czynów zabronionych.

Powyższe informacje będą przechowywane w formie elektronicznej i/lub papierowej.

Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Spółka opiera się na kilku podstawach prawnych, aby wykorzystywać i przetwarzać Twoje dane osobowe, w tym na tym, że przetwarzanie jest konieczne do:

• Celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Spółki w celu nawiązania i zarządzania relacjami Spółki z pracownikiem oraz w celu realizacji powiązanych funkcji, w tym w celach kadrowych i administracyjnych, takich jak:
  • ogólne bieżące zarządzanie i prowadzenie działalności Grupa Universal Music/Spółki, w tym planowanie organizacyjne;
  • procesy biznesowe, takie jak prowadzenie dokumentacji biznesowej i statutowej, analizy zarządcze, audyty, prognozy, planowanie, transakcje, ciągłość działania oraz zapobieganie ryzyku w środowisku pracy;
  • bezpieczeństwo miejsca pracy, majątku, pracowników oraz danych osobowych pracowników, klientów i kontrahentów;
  • dokonywanie nadzwyczajnych czynności, takich jak fuzje i przejęcia, przeniesienie działalności lub przeniesienie oddziału Spółki , zawieranie umów joint venture; oraz programów i zasad dotyczących szkoleń i rozwoju, oceny pracy, nagradzania, planowania i organizacji;
• Realizacja umów o pracę i ewentualnych umów o świadczenie usług, w tym administrowanie zasobami ludzkimi i naliczanie płac;
• Zapewnienie zgodności z obowiązującym prawem i przepisami oraz zobowiązaniami prawnymi Spółki, takimi jak wymogi księgowe i podatkowe oraz związane z ubezpieczeniami społecznymi i emeryturami pracowników;
• Dla celów wypełniania obowiązków i korzystania z praw wynikających z prawa pracy; oraz
• W stosownych przypadkach, na podstawie Twojej zgody (np. zapisanie się do dobrowolnych programów lub świadczeń na Twoje polecenie lub dobrowolne przekazanie nam dodatkowych danych osobowych, o które się nie zwracaliśmy), którą masz prawo wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Działem PIC, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej wycofaniem.

W niektórych okolicznościach podanie nam danych osobowych może być konieczne, aby umożliwić nam spełnienie naszych obowiązków ustawowych lub zobowiązań wynikających z zawartej z Tobą umowy o pracę. Na przykład, jeśli nie podasz nam swoich danych bankowych, nie będziemy mogli wypłacić Ci wynagrodzenia, chyba że zażądasz, aby Twoje wynagrodzenie zostało wypłacone w gotówce. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że nie będziemy w stanie kontynuować zatrudnienia lub innego stosunku umownego, ponieważ Spółka nie będzie dysponować danymi osobowymi, które uważamy za niezbędne do skutecznego i efektywnego administrowania i zarządzania relacjami z Tobą. Jeśli poprosimy Cię o podanie danych osobowych, które są wymagane przepisami prawa, poinformujemy Cię o tym w momencie ich zbierania, a w przypadku, gdy określone informacje będą wymagane na mocy umowy lub statutu, zostanie to zaznaczone. Niepodanie jakichkolwiek obowiązkowych informacji oznacza, że nie będziemy mogli realizować pewnych procesów związanych z zasobami ludzkimi realizowanych przez Dział PIC.

Możemy również otrzymywać dane osobowe od innych osób, takich jak osoby wystawiające referencje, kierownicy, współpracownicy, nasi partnerzy biznesowi, klienci lub osoby, z którymi wymieniasz wiadomości e-mail lub inne wiadomości.

W dalszej części niniejszej Informacji o ochronie prywatności wyjaśniamy, co rozumiemy przez "dane osobowe", "przetwarzanie", "wrażliwe dane osobowe" i inne terminy stosowane w niniejszej Informacji o ochronie prywatności, a także podajemy bardziej szczegółowe informacje na temat celów przetwarzania, rodzaju danych, które mogą być przetwarzane, podstaw przetwarzania danych, źródła danych i osób, które mają do nich wgląd.

Aktualizowanie danych osobowych

Spółka zachowa tylko te dane osobowe, które są niezbędne do celów opisanych powyżej i podejmie wszelkie uzasadnione kroki, aby zapewnić ich aktualność i dokładność. Od czasu do czasu Spółka  może poprosić Cię o sprawdzenie i aktualizację przechowywanych przez nią danych osobowych. Twoje dane osobowe będą przechowywane wyłącznie tak długo, jak długo będą one istotne ze względu na łączące Cię ze Spółką relacje służbowe lub, jeśli będzie to konieczne, w celu spełnienia jakichkolwiek zobowiązań prawnych lub realizacji wyżej wymienionych celów.

Abyśmy mogli na bieżąco aktualizować Twoje dane osobowe, musisz informować nas o wszelkich zmianach w przechowywanych przez nas danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, adres i dane kontaktowe.

Udostępnianie danych osobowych

Czasami możemy udostępniać Twoje dane osobowe innym spółkom z Grupy Universal Music i stronom trzecim. Będziemy to robić tylko wtedy, gdy będzie to konieczne dla uzasadnionych celów biznesowych. Na przykład, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do następujących podmiotów z następujących powodów:

• do innych spółek z Grupy Universal Music, które świadczą usługi wspólne dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi w imieniu innych spółek z Grupy Universal Music w celu administrowania zasobami ludzkimi;
• dostawcom zewnętrznym w celu administrowania benefitami pracowniczymi w naszym imieniu oraz w celu archiwizacji naszej dokumentacji i zarządzania tą dokumentacją;
• naszym doradcom i ubezpieczycielom;
• właściwym organom publicznym i rządowym, zgodnie z wymogami prawa, w zakresie spraw podatkowych, pracowniczych, ubezpieczeń społecznych i podobnych;
• naszym starannie wybranym dostawcom usług, wyznaczanym od czasu do czasu do świadczenia usług związanych z naszą działalnością i na podstawie umowy z nami, takim jak podmioty przetwarzające dane kadrowe i płacowe oraz informacje o wydatkach i innych składnikach wynagrodzenia. Usługodawcy ci będą starannie wybierani i zobowiązani do stosowania odpowiednich zabezpieczeń umownych (takich jak odpowiednie środki ochrony poufności i bezpieczeństwa danych osobowych), jeśli wymagają tego obowiązujące przepisy o ochronie danych;
• nowym (lub potencjalnym) właścicielom lub podmiotom podlegającym łączeniu oraz ich profesjonalnym doradcom, w przypadku zmiany (lub potencjalnej zmiany) własności Grupy Universal Music/Spółki, dla celów oceny lub planowania integracji lub ogólnego planowania organizacyjnego; i/lub;
• podmiotom zewnętrznym, jeśli jest to wymagane przez prawo lub w ramach postępowania sądowego, lub jeśli wyrazisz na to zgodę;

Twoje dane osobowe będą przekazywane do spółek z Grupy Universal Music działającym w krajach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego ("EOG"), w tym między innymi do Stanów Zjednoczonych. Ponadto dostawcy usług Grupy Universal Music którym udostępniane są informacje, mogą mieć siedzibę poza EOG. W jurysdykcjach poza EOG mogą nie obowiązywać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych lub mogą one nie być tak rygorystyczne jak w EOG. W każdym przypadku Grupa Universal Music wdroży odpowiednie środki umowne (takie jak standardowe klauzule ochrony danych, których kopię można otrzymać, kontaktując się z Działem PIC, aby zapewnić, że odpowiednie spółki z Grupa Universal Music i strony trzecie spoza EOG zapewniają odpowiedni poziom ochrony Twoich danych osobowych zgodnie z niniejszą Informacją o ochronie prywatności oraz zgodnie z wymogami obowiązującego prawa lokalnego.

Twoje prawa

Masz prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, a także ograniczenia ich przetwarzania. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych, masz prawo do wycofania takiej zgody w dowolnym momencie. W przypadku, gdy przetwarzanie danych opiera się na uzasadnionym interesie, masz prawo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu. W przypadku sprzeciwu musimy zaprzestać przetwarzania danych, chyba że będziemy w stanie wykazać istnienie istotnych uzasadnionych powodów przetwarzania, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, co może mieć miejsce w przypadku, gdy musimy przetwarzać dane w celu ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych. Jeśli podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes, uważamy, że możemy wykazać istnienie takich istotnych uzasadnionych powodów, ale każdy przypadek będziemy rozpatrywać indywidualnie.

Twój menedżer lub zespół Działu PIC będzie w stanie wyjaśnić, jak to zrobić. Udzielimy Ci odpowiedzi zgodnie z obowiązującym prawem o ochronie danych osobowych. Spółka może odmówić udzielenia takich informacji w ograniczonych okolicznościach, zgodnie z obowiązującym prawem lokalnym.

Jeśli po przeanalizowaniu danych osobowych, które przechowujemy, stwierdzisz, że są one niedokładne lub masz inne zastrzeżenia, możesz zażądać zmiany, usunięcia lub ograniczenia tych danych zgodnie z obowiązującymi wymogami. Masz również prawo do złożenia skargi do odpowiedniego organu ochrony danych, jeśli podczas przetwarzania Twoich danych osobowych naruszymy obowiązujące przepisy dotyczące prywatności danych.

Jeśli podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda lub niezbędność do wykonania umowy, której jesteś stroną, masz prawo otrzymać wszystkie przekazane Spółce dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, a także zażądać od nas przekazania ich innemu administratorowi, jeśli jest to technicznie wykonalne.

Zabezpieczanie danych osobowych

Podejmujemy odpowiednie środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poufności przechowywanych przez nas informacji osobowych oraz ograniczenia dostępu do tych informacji w celu ochrony tych informacji osobowych przed utratą, ingerencją, niewłaściwym wykorzystaniem, nieupoważnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

Przechowywanie danych osobowych

Spółka dokłada starań, aby dane osobowe były jak najaktualniejsze oraz aby nieistotne lub nadmierne dane były usuwane lub anonimizowane tak szybko, jak to jest praktycznie możliwe.

Spółka przechowuje Twoje dane osobowe jedynie przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, w którym je zebraliśmy albo w którym nam je podałeś. Zazwyczaj jest to okres zatrudnienia/umowy z nami, a po jego upływie – długość obowiązującego ustawowego okresu przedawnienia po odejściu pracownika, chociaż niektóre dane, takie jak dokumentacja pracownicza i informacje o emeryturach, mogą wymagać dłuższego przechowywania. Niektóre szczególne rodzaje danych, np. dokumentacja podatkowa, mogą być przechowywane przez różne okresy, zgodnie z wymogami obowiązującego prawa. Niektóre dane osobowe mogą być jednak przechowywane przez różne okresy w celu spełnienia wymogów prawnych i regulacyjnych oraz z innych uzasadnionych powodów biznesowych.

Dane kontaktowe

Przetwarzając Państwa dane osobowe, działamy jako administrator danych.  Nasze dane kontaktowe są następujące:

Universal Music Polska sp. z o.o.,  ul. Czerniakowska 87a, 00 – 718 Warszawa,

Adres e-mai: [email protected]

Zmiany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności

Postanowienia niniejszej Informacji o prywatności mogą być od czasu do czasu zmieniane przez Spółkę. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia zostaną opublikowane w intranecie Spółki lub przekazane na piśmie, pocztą elektroniczną lub pocztą tradycyjną.

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności została ostatnio zaktualizowana i przejrzana 1 grudnia 2022r.

Dodatkowe informacje

Co rozumiemy pod pojęciem "dane osobowe", "przetwarzanie" itp.

"Dane osobowe/informacje" to informacje, które dotyczą Ciebie, lub informacje, na podstawie których możemy Cię zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio. Może to być Twoje imię i nazwisko lub adres e-mail, ale także informacje takie jak identyfikatory internetowe, identyfikatory pracowników lub szczególne czynniki określające Twoją fizyczną, ekonomiczną lub społeczną tożsamość.

"Przetwarzanie" oznacza wszelkie czynności wykonywane przez nas na Twoich danych osobowych, takie jak ich zbieranie, przechowywanie, udostępnianie i usuwanie. 

"Dane wrażliwe" oznaczają dane osobowe, które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, stan zdrowia, orientację seksualną, życie seksualne, przynależność do związków zawodowych oraz dane genetyczne i biometryczne.

Dlaczego wolno nam przetwarzać Twoje dane osobowe?

Mamy różne podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych. Zostały one przedstawione poniżej:

Nie będziemy opierać się na żadnych "ogólnych" zgodach udzielonych w przeszłości na przetwarzanie danych osobowych pracowników podczas pełnienia przez nich funkcji w ramach umowy o pracę lub innej umowy zawartej z nami. Jeśli będziemy potrzebować zgody na przetwarzanie danych osobowych, poprosimy o nią osobno, gdy będzie nam potrzebna.

Postępowanie z danymi wrażliwymi

Jeśli musimy przetwarzać dane wrażliwe, stosują się pewne specjalne zasady. Musimy się upewnić, że przetwarzamy je w odpowiedni sposób:

• posiadamy Twoją wyraźną zgodę na przetwarzanie; i/lub
• przetwarzanie jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy; i/lub
• przetwarzanie dotyczy danych, które świadomie upubliczniłeś/upubliczniłaś; i/lub
• dane są nam potrzebne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych; i/lub
• w celu ochrony Twojego życia i zdrowia w nagłych wypadkach.

Jakie kategorie informacji gromadzimy i dlaczego?

Przetwarzamy różne rodzaje informacji w czasie trwania Twojego zatrudnienia (oraz po jego zakończeniu zgodnie z prawnie dozwolonymi okresami przechowywania danych), jak przedstawiono w poniższej tabeli.

Niektóre z tych przykładów będą miały zastosowanie, a inne nie, w zależności od charakteru Twojej relacji z nami.