KLAUZULA INFORMACYJNA
DLA KANDYDATÓW BIORĄCYCH UDZIAŁ W REKRUTACJI
Administrator
Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest ELQ Energy S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wołoskiej 22, 02-675 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000879748, NIP 7792508573. Można się z nami skontaktować:
a. listownie: ELQ Energy S.A., ul. Wołoskiej 22, 02-675 Warszawa.
b. mailowo: [email protected]
c. telefonicznie: +48 717 026 717
Inspektor Ochrony Danych
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym może się Pani/Pan skontaktować we wszystkich kwestiach dotyczących przetwarzania przez nas Pani/Pana danych osobowych, kierując korespondencję:
a. listownie na adres: ELQ Energy S.A., ul. Wołoska 22, 02-675 Warszawa (z dopiskiem: dla Inspektora Ochrony Danych);
b. mailowo na adres: [email protected]
Podstawa prawna, cel i czas przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
1. W przypadku, w którym rekrutacja prowadzi do zawarcia umowy o pracę:
|
L.p.
|
Podstawa prawna
|
Cel przetwarzania
|
Czas przetwarzania
|
|
1.
|
Ø art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
Ø art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wykonanie obowiązku prawnego: dot. danych osobowych wskazanych w art. 221 § 1 Kodeksu pracy;
Ø art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda: dotyczy danych osobowych przekazanych dobrowolnie przez kandydata, wykraczających poza zakres wskazany w art. 221 § 1 Kodeksu pracy;
|
· obsługa zgłoszenia rekrutacyjnego na dane stanowisko pracy (pozyskanie i selekcja podań o pracę, kontakt celem umówienia rozmowy kwalifikacyjnej, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja i ocena wiedzy oraz umiejętności kandydata);
|
ü przez okres niezbędny do prowadzenia rekrutacji tj. do czasu jej zakończenia
i wyboru odpowiedniego kandydata do pracy,
na wskazane w ogłoszeniu stanowisko, nie dłużej jednak niż przez 2 miesiące od ich pozyskania – czy od zakończenia procesu rekrutacji jak niżej;
|
|
2.
|
Ø art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na: prowadzeniu niezbędnej oceny kandydatów, zapewnienia bezpieczeństwa oraz ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed ewentualnymi roszczeniami;
|
· przeprowadzenie oceny kandydata która jest niezbędna do ustalenia czy kandydat jest właściwą osobą na stanowisko objęte rekrutacją;
· zapewnienie bezpieczeństwa w siedzibie ELQ Energy S.A., w tym monitorowanie dostępu do powierzchni biurowej;
|
ü przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją albo upływu 2 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji i wyboru kandydata – w zależności od tego, który z tych okresów upłynie jako pierwszy.
|
|
· ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami, w szczególności z tytułu dyskryminacji lub innych naruszeń zasad rekrutacji;
|
ü przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją albo upływu 2 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji i wyboru kandydata – w zależności od tego, który z tych okresów upłynie jako pierwszy.
|
|
3.
|
ü art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
|
· wykorzystanie danych kandydata w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości.
|
ü do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż przez okres 12 miesięcy od momentu jej wyrażenia.
|
|
4.
|
ü art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
|
· nagrywanie rozmów telefonicznych z kandydatami w związku z prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi celem dokumentowania rozmów rekrutacyjnych, zapewnienia jakości procesu rekrutacji, potwierdzania ustaleń dokonanych w trakcie rozmowy oraz – w uzasadnionych przypadkach – ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji.
|
ü nagrania rozmów będą przechowywane przez okres trwania procesu rekrutacji, a następnie przez okres do 2 miesięcy od jego zakończenia i wyboru kandydata. W przypadku cofnięcia zgody nagranie zostanie usunięte, o ile dalsze przetwarzanie nie będzie konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wyrażenie zgody na nagrywanie jest dobrowolne i brak jej wyrażenia nie wpływa na możliwość udziału w procesie rekrutacji. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, co pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Przed rozpoczęciem nagrywania rozmowy kandydat zostanie poinformowany o fakcie nagrywania oraz o możliwości niewyrażenia zgody lub cofnięcia zgody na nagrywanie.
|
II. W przypadku, w którym rekrutacja prowadzi do zawarcia innej, niż umowa o pracę:
|
L.p.
|
Podstawa prawna
|
Cel przetwarzania
|
Czas
|
|
1.
|
Ø art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
|
· obsługa zgłoszenia rekrutacyjnego na dane stanowisko (pozyskanie i selekcja aplikacji, kontakt celem umówienia rozmowy kwalifikacyjnej, przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja i ocena wiedzy oraz umiejętności kandydata);
|
ü do wyboru odpowiedniego kandydata do pracy,
na wskazane w ogłoszeniu stanowisko;
|
|
2.
|
Ø art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu niezbędnej oceny kandydatów, zapewnienia bezpieczeństwa oraz ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed ewentualnymi roszczeniami;
|
· przeprowadzenie oceny kandydata, która jest niezbędna do ustalenia czy kandydat jest właściwą osobą na stanowisko objęte rekrutacją;
· zapewnienie bezpieczeństwa w siedzibie ELQ Energy S.A., w tym monitorowanie dostępu do powierzchni biurowej;
|
ü przez czas prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją lub 2 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji i wyborze kandydata.
|
|
· ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami;
|
ü prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją lub 2 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji i wyborze kandydata.
|
|
3.
|
Ø art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
|
· wykorzystanie danych kandydata w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości.
|
ü do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż przez okres 12 miesięcy od momentu wyrażenia zgody.
|
|
4.
|
Ø art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
|
· nagrywanie rozmów telefonicznych z kandydatami w związku z prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi celem dokumentowania rozmów rekrutacyjnych, zapewnienia jakości procesu rekrutacji, potwierdzania ustaleń dokonanych w trakcie rozmowy oraz – w uzasadnionych przypadkach – ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji.
|
ü nagrania rozmów będą przechowywane przez okres trwania procesu rekrutacji, a następnie przez okres do 2 miesięcy od jego zakończenia i wyboru kandydata. W przypadku cofnięcia zgody nagranie zostanie usunięte, o ile dalsze przetwarzanie nie będzie konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wyrażenie zgody na nagrywanie jest dobrowolne i brak jej wyrażenia nie wpływa na możliwość udziału w procesie rekrutacji. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, co pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Przed rozpoczęciem nagrywania rozmowy kandydat zostanie poinformowany o fakcie nagrywania oraz o możliwości niewyrażenia zgody lub cofnięcia zgody na nagrywanie.
|
Zautomatyzowane przetwarzanie
Nie będzie Pani/Pan podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływa.
Dobrowolność podania danych
a. gdy rekrutacja prowadzi do zawarcia umowy o pracę - w zakresie określonym w art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy, jest obowiązkiem ustawowym, a konsekwencją ich niepodania będzie niemożność wzięcia udziału w rekrutacji. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne;
b. gdy rekrutacja prowadzi do zawarcia umowy innej niż umowa o pracę - jest dobrowolne jednak konsekwencją ich niepodania będzie niemożność wzięcia udziału w rekrutacji.
Pośrednie pozyskanie danych
Jeżeli Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane od osoby polecającej kandydata do pracy, wówczas Administrator informuje, że pozyskał następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: identyfikacyjne, kontaktowe, dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz umiejętności kandydata, oczekiwań wobec pracodawcy.
Poza tym przypadkiem wszystkie dane, które pozyskuje Administrator pochodzą od Pani/Pana bezpośrednio.
Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi prawne i audytowe,
b. podmioty dostarczające oprogramowanie i narzędzia wykorzystywane przez Administratora,
c. podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne i hostingowe,
d. podmiot dostarczający Administratorowi pocztę elektroniczną;
e. portale internetowe pośredniczące w rekrutacji.
Transfery danych osobowych
Z uwagi na wykorzystywane przez Administratora narzędzia i systemy IT (takie jak np. Microsoft 365) dochodzi lub może dochodzić do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (tzw. transfer danych poza EOG). Jeżeli przekazanie Pani/Pana danych osobowych będzie konieczne do Stanów Zjednoczonych, wówczas nastąpi ono na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10.07.2023 r. wydanej na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE-USA.
Jeżeli, poza powyższym, przekazanie Pani/Pana danych osobowych będzie konieczne do krajów, które nie zostały uznane przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, albo do podmiotów nie umieszczonych na Data Privacy Framework List, nastąpi ono na podstawie prawnej przewidzianej w RODO. W każdej chwili może Pani/Pan uzyskać informację o takim transferze, podstawę oraz kopię danych osobowych, które przekazane zostały poza EOG – w tym celu proszę skontaktować się z Administratorem.
Przysługujące uprawniania
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:
a. dostępu do danych, ich poprawiania, żądania ich usunięcia, a także prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
b. przenoszenia danych;
c. w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie odrębnej zgody – przysługuje Pani/Panu prawo jej wycofania w dowolnym momencie poprzez wysłanie maila na adres [email protected], [email protected] lub dzwoniąc na infolinię pod numer +48 717 026 717, cofnięcie zgody pozostanie jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem;
d. wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
Prawo sprzeciwu
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przysługuje Pani/Panu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych zgodnie z art. 21 RODO, z zastrzeżeniami zawartymi w tym przepisie. Sprzeciw ten powinien być uzasadniony szczególną sytuacją osoby, która składa sprzeciw.
