KLAUZULA INFORMACYJNA
DLA KANDYDATÓW DO PRACY I KANDYDATÓW NA WSPÓŁPRACOWNIKÓW
- Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)
Niniejsza klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy i kandydatów na współpracowników Spółki (dalej jako „Klauzula”) zawiera informacje na temat danych osobowych, które zbiera Eiffage Immobilier Polska Sp. z o.o.z siedzibą w Warszawie przy ul. Domaniewskiej 28, Warszawa 02-672, nr KRS 0000068456 („Spółka” lub „my”) jako administrator danych osobowych, co dzieje się z tymi informacjami, a także jakie przysługują Państwu w związku z tym prawa.
W celu prowadzenia swojej działalności, Spółka zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również „danymi osobowymi”), w tym informacje o naszych przyszłych, obecnych i byłych pracownikach oraz osobach współpracujących w ramach umów prawa cywilnego (współpracownicy).
Klauzula dotyczy wszelkich form wykorzystywania przez nas danych osobowych („przetwarzanie”) w odniesieniu do danych osobowych kandydatów na pracowników Spółki („Kandydaci na Pracowników”) oraz kandydatów na współpracowników Spółki („Kandydaci na Współpracowników”, zaś obie kategorie kandydatów określane łącznie jako „Kandydaci” lub „Państwo”).
W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych pragniemy Państwa w przejrzysty sposób poinformować:
- dlaczego i w jaki sposób Spółka gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
- na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe; oraz
- jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.
Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt pod adresem [email protected].
- Jakiego rodzaju dane osobowe zbieramy?
- Dane Kandydatów
- Podstawowe dane Kandydatów
Od Kandydatów zbieramy podstawowe dane osobowe, takie jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Państwa, a także - gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy lub zadań określonego rodzaju lub na określonym stanowisku - wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia lub doświadczenia. W przypadku Kandydatów na Współpracowników możemy dodatkowo zbierać m.in. takie dane jak numer identyfikacji podatkowej, numer REGON, nazwa firmy czy adres prowadzenia działalności gospodarczej.
Możemy także zbierać inne dane osobowe, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub wypełniania obowiązku prawnego nałożonego na nas przepisem prawa.
Podanie tych danych przez Kandydatów na Pracowników jest wymogiem ustawowym. Konsekwencją niepodania danych jest niemożność przeprowadzenia rekrutacji i nawiązania zatrudnienia. Podanie wyżej wskazanych danych przez Kandydatów na Współpracowników jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Administratorowi sprawdzenie kandydatury oraz nawiązanie współpracy z takim Kandydatem na Współpracownika.
W przypadku Kandydatów niebędących obywatelami polskimi, możemy zbierać dane z dokumentów poświadczających tożsamość, dokumentów pobytowych, zezwolenia na pracę i innych dokumentów – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa w stosunku do odpowiednich organów odpowiedzialnych za politykę migracyjną.
- Pozostałe dane zbierane od Kandydatów
Przesyłając do nas swoją aplikację, a także przy okazji wypełniania elektronicznego formularza aplikacyjnego (np. przez platformę Pracuj.pl) lub papierowego kwestionariusza osobowego używanego przez Spółkę, mogą Państwo również udostępnić nam inne dane osobowe wykraczające poza zakres danych wskazany w pkt 2.1.1 powyżej (np. linki do kont na portalach branżowych, informacje o zainteresowaniach czy zdjęcie). Podanie tych danych przez Kandydatów jest całkowicie dobrowolne, może się jednak przyczynić do lepszego poznania przez Spółkę Państwa kandydatury.
- Dane zbierane z innych źródeł
Spółka może również zbierać dane osobowe pośrednio od podmiotów świadczących usługi rekrutacyjne lub agencji zatrudnienia, a także portali internetowych umożliwiających kontakt pomiędzy pracodawcami a kandydatami do pracy, jeżeli istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna (np. wyrazili Państwo zgodę na przesłanie Państwa kandydatury do Spółki). Pozyskując takie informacje, Spółka nie będzie nadmiernie ingerować w prywatność Kandydata, ograniczy się jedynie do danych osobowych z obszaru zawodowego oraz będzie przetwarzać takie dane jedynie w celach związanych z prowadzeniem rekrutacji.
Od podmiotów świadczących usługi rekrutacyjne możemy otrzymywać dane, o których mowa w punkcie 2.1.1 oraz 2.1.2.
W przypadku Kandydatów na Współpracowników możemy ponadto pozyskiwać dane lub je weryfikować w publicznie dostępnych bazach, takich jak rejestr CEIDG oraz rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Przetwarzane przez nas na podstawie Państwa zgody dane osobowe mogą również obejmować szczególne kategorie danych osobowych, takie jak informacje dotyczące zdrowia lub stopnia niepełnosprawności.
Takie kategorie danych będą szczególnie chronione przez Spółkę. W szczególności takie dane nie będą udostępniane żadnym niepowołanym osobom.
- Na jakiej podstawie prawnej i do jakich celów przetwarzamy dane osobowe?
- Podstawa prawna przetwarzania danych
Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa lub zgodnie z Państwa żądaniem jest niezbędne do podjęcia konkretnych czynności przed zawarciem umowy, np. do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, takich jak składanie raportów lub informacji do odpowiednich urzędów (np. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (np. art. 221 1 Kodeksu pracy) – wymóg żądania przez pracodawcę podania danych określony w Kodeksie pracy dotyczy danych Kandydatów na Pracowników w zakresie, o którym mowa w pkt 2.1.1 (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie danych zwykłych oraz art. 9 ust. 2 lit. b w zakresie szczególnych kategorii danych);
- przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością;
Takimi „uzasadnionymi interesami” są:
- spełnianie naszych celów dotyczących odpowiedzialności korporacyjnej i społecznej;
- ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
- wewnętrzne cele administracyjne, np. środki powzięte w celu utrzymania działań operacyjnych (np. planowanie zatrudnienia, planowanie budżetu, planowanie przestrzeni itp.);
- w niektórych przypadkach, gdy uzyskaliśmy Państwa wcześniejszą zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych zwykłych oraz art. 9 ust. 2 lit. a w zakresie szczególnych kategorii danych), przy czym może to dotyczyć przykładowo następujących sytuacji:
- dobrowolnego złożenia aplikacji przez Kandydata poza prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi (aplikacja z własnej inicjatywy);
- wyrażenia przez Kandydata zgody na przyszłe rekrutacje;
- podania danych wykraczających poza zakres danych podstawowych, o których mowa w pkt 1.1;
- wyrażenia zgody na udostępnienie aplikacji Kandydata podmiotom z grupy przedsiębiorstw, w skład której wchodzi Spółka, na potrzeby aktualnych i przyszłych rekrutacji prowadzonych przez te podmioty.
- Podstawa prawna przetwarzania danych wrażliwych
Szczególne kategorie danych osobowych (tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, jak również dane genetyczne, dane biometryczne lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej) mogą być przetwarzane przez Spółkę jedynie w szczególnych przypadkach, tj. przede wszystkim gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych zobowiązań wynikających z zatrudnienia, zabezpieczenia społecznego lub ochrony socjalnej - dotyczy to danych osobowych obejmujących stopień niepełnosprawności i związane z nim szczególne uprawnienia.
- Zgoda na przetwarzanie danych
Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie zgody, może być ona odwołana w każdej chwili. Niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych, do których podania nie są Państwo zobowiązani, nie będzie skutkowało odmową nawiązania współpracy z Kandydatem lub wykluczeniem Kandydata z rekrutacji, a jej odwołanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji dla Kandydata.
Zawsze przetwarzamy Państwa dane osobowe w określonym celu i przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są konieczne dla jego osiągnięcia. W szczególności przetwarzamy dane osobowe Kandydatów w celu:
- podejmowania działań rekrutacyjnych;
- przygotowania umów dotyczących zatrudnienia Kandydatów;
- zarządzania naszą dokumentacją pracowniczą;
- przestrzegania wszelkich obowiązków prawnych nałożonych na Spółkę w stosunku do Kandydatów;
- utrzymania działań operacyjnych oraz innych celów administracyjnych, co może wiązać się z udostępnianiem danych Kandydatów podmiotom z grupy przedsiębiorstw, do której należy Spółka;
- przekazywania złożonych aplikacji do innych spółek z grupy, jeśli Kandydat wyraził uprzednio zgodę; oraz
- kierowania roszczeń lub obrony przed roszczeniami podniesionymi w stosunku do Spółki.
- Jak chronimy dane osobowe?
Wszyscy pracownicy Spółki uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.
Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych Kandydatów przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.
- Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one przekazywane?
Możemy przekazywać dane osobowe odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 3.4 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań przez nas zleconych, jeżeli wymaga od nas tego przepis prawa lub jeżeli dysponujemy inną podstawą prawną (np. wyrazili Państwo zgodę na przekazanie danych). Za odbiorców lub inne strony trzecie mogą być uznane:
- podmioty będące właścicielami serwisów służących do publikacji ogłoszeń przez pracodawców, np. Grupa Pracuj S.A. w odniesieniu do platformy Pracuj.pl;
- agencje rekrutacyjne, świadczące np. usługi selekcji kandydatur i ich prezentacji według wskazanych przez Spółkę kryteriów;
- podmioty z grupy przedsiębiorstw, w skład której wchodzi Spółka (np. w ramach przeprowadzania określonych procesów związanych ze sprawozdawczością lub zarządzaniem personelem oraz kandydatami lub w przypadku, gdy wyrazili Państwo zgodę na udostępnienie danych takim podmiotom na potrzeby prowadzonych przez nie rekrutacji) – lista spółek wchodzących w skład grupy i działających w Polsce: Eiffage Polska Budownictwo S.A., Eiffage Polska Serwis sp. z o.o., Eiffage Immobilier Polska z o.o., Eiffage DOD Poland sp. z o.o., Eiffage Galeria S.A., Quadrat Postępu sp. z o.o., przy czym wszystkie spółki mają siedzibę w Warszawie, przy ul. Domaniewskiej 28, 02-672 Warszawa
- podmioty z grupy przedsiębiorstw, w skład której wchodzi Spółka, mające siedzibę poza Polską, w szczególności Eiffage SA (Francja) Eiffage Construction SAS (Francja) i Eiffage Systemes D'Information SNC (Francja) – w zakresie dotyczącym wewnętrznych celów administracyjnych;
- podmioty świadczące dla nas usługi z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi;
- dostawcy systemów informatycznych oraz usług hostingowych;
- podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów;
- doradcy prawni lub podatkowi;
- dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
- wszelkie krajowe organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie.
- Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Spółka nie przewiduje, aby Państwa dane osobowe były przekazywane do państw trzecich znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ("EOG"), który obejmuje państwa członkowskie UE, Islandię, Liechtenstein i Norwegię.
W razie konieczności przeprowadzenia takiego transferu do państwa, wobec którego nie został stwierdzony przez Komisję Europejską odpowiedni stopień ochrony w drodze decyzji, Państwa dane osobowe będą odpowiednio zabezpieczone za pomocą standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską w drodze Decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
- Jak długo przechowujemy Państwa dane?
Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak to konieczne, aby osiągnąć cel, w którym zostały one zgromadzone lub aby było to zgodne z wymogami prawnymi.
Dane osobowe Kandydatów są przetwarzane przez cały czas trwania procesu rekrutacji. Po upływie tego czasu dane osobowe Kandydatów w zakresie informacji o przeprowadzonej rekrutacji będą przetwarzane przez okresy przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych w celu umożliwienia Spółce obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenie takich roszczeń, jeżeli zaistnieje ryzyko wysunięcia takich roszczeń przez lub w stosunku do Spółki; co do zasady jest to okres nie dłuższy niż 3 lata od momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego, tj. okres przedawnienia roszczeń związanych z rekrutacją.
W przypadku udzielenia przez Państwa zgody, Państwa dane osobowe mogą być przechowywane dla celów ich wykorzystania w dalszych rekrutacjach prowadzonych przez Spółkę przez okres wynoszący do 2 lat.
Jeśli jednak pragną Państwo, aby dotyczące Państwa dane osobowe zostały usunięte z naszych baz danych, istnieje możliwość złożenia wniosku zgodnie z informacjami zawartymi w punkcie 8, który rozpatrzymy w sposób tam określony.
- Jakie przysługują Państwu prawa i jak można z nich korzystać?
Kandydat ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, mają Państwo również prawo wnieść o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 8.2. poniżej. Spółka niezwłocznie skoryguje takie informacje.
Mają Państwo również prawo do:
- wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółka uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem zgody);
- żądania usunięcia Państwa danych osobowych;
- żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych;
- wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – w przypadku, gdy Spółka przetwarza te dane w oparciu o uzasadnione interesy, w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
- przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.
Spółka będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego, a przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.
- Korzystanie z przysługujących Państwu praw
Z powyższych uprawnień mogą Państwo skorzystać, kontaktując się drogą korespondencyjną ze Spółką pod adresem ul. Domaniewska 28, 02-672 Warszawa lub wysyłając wiadomość e-mail na adres [email protected].
Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Spółka przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas w sposób wskazany powyżej o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości.
Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Spółki, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych powinna być kierowana na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu lub numeru telefonu kontaktowego). Zachęcamy Kandydatów do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.
